krea_logo_vert_border

Tapahtuma tulossa? Muista nämä neljä asiaa sen markkinoinnissa!

Jokaista tapahtumaa pitää markkinoida. Jos tapahtumaa ei markkinoida, kukaan ei saa tietää siitä, eikä kukaan myöskään osallistu tapahtumaan. Me krealaiset saimme tänä keväänä toden teolla harjoitella tapahtumamarkkinointia järjestäessämme Portfolio Night -tapahtumaa. Portfolio Night oli luovan alan opiskelijoiden ja ammattilaisten verkostoitumistapahtuma.

Tähän blogitekstiin olemme koonneet oppimamme perusteella neljä tärkeää asiaa, jotka kannattaa muistaa tapahtumaa markkinoitaessa.

1) Tunne kohderyhmäsi

Aluksi on tärkeää määritellä, mikä on tapahtuman kohderyhmä. Se auttaa muun muassa tapahtuman markkinoinnissa käytettävien kanavien valinnassa. Nuorille suunnattua tapahtumaa ei esimerkiksi välttämättä kannata markkinoida sanomalehdessä. Portfolio Nightin markkinoinnissa käytimme kanavina Facebookia, Instagramia, Twitteriä ja sähköpostia.

2) Suunnittele etukäteen

Hyvin suunniteltu on tapahtumamarkkinoinnissakin puoliksi tehty. Kokoa kalenteriin, mitä sisältöä julkaistaan milloinkin ja missä kanavassa. Näin monista palasista muodostuu helposti hallittava, selkeä kokonaisuus.

3) Käytä kuvia ja videoita

Kuvat ja videot toimivat aina paremmin kuin pelkkä teksti – niin myös tapahtumamarkkinoinnissa. Ota kuvia ja videoita esimerkiksi tapahtuman taustalla häärivästä tiimistä tai tapahtumaa varten tehdyistä valmisteluista! Myös Portfolio Nightin markkinoinnissa suosituimpia sisältöjä olivat kuvat ja videot.


Portfolio Night -tapahtuman markkinointia varten tehty video tavoitti Facebookissa jopa yli 1000 henkilöä!

4) Muista jälkimarkkinointi

Kun tapahtuma on ohi, moni saa huokaista helpotuksesta – mutta ei markkinointitiimi! Tapahtuman jälkeen on tärkeää esimerkiksi jakaa tunnelmia tapahtumasta ja kiittää vieraita. Tämä takaa sen, että kaikille jää hyvä kuva sekä tapahtumasta että tapahtuman järjestäjistä.

Näitä ohjeita noudattamalla onnistut taatusti tapahtumasi markkinoinnissa yhtä hyvin kuin me onnistuimme Portfolio Nightin markkinoinnissa!

Jaa artikkeli:

Krealaista tapahtumajärjestämistä – Krea Portfolio Night

Joka vuosi krealaisten kevät etenee järjestäessä tapahtumaa, jossa heillä on tilaisuus näyttää kyntensä luovan alan ammattilaisille. Viime viikolla Krea Portfolio Nightia vietettiin Navy Jerry’s -ravintolassa.

Portfolioita ja luovan alan ammattilaisia

Krea Portfolio Night on iltama, jonka aikana opiskelijat pääsevät tutustumaan luovan alan ammattilaisiin, ja esittämään heille portfolioitaan. Tapahtuma on krealaisille oiva tapa luoda kontakteja mahdollisten tulevien työnantajiensa kanssa sekä tavoitella unelmiensa harjoittelupaikkaa.

Tällä kertaa iltaa vietettiin laivastohengessä aina krealaisten vaatetusta ja lahjojen ongintaa myöten Navy Jerry’s -ravintolan innoittamana. Pienen purtavan ja kuohuvan lomassa oli mukava esitellä portfolioita sekä tutustua uusiin ihmisiin.

Krea_Portfolio_Night_tapahtumajärjestäminen

Myös entiset krealaiset pääsivät loistamaan illan aikana. Tänä vuonna alumnit yrittivät päihittää toisensa pitchaamalla itsensä minuutissa. Moninaisten pitchien jälkeen voittajaksi selviytyi Niko Sveins, jonka pitch kietoutui Krean perustamisen ja koko konseptin luomisen ympärille.

Kaiken kaikkiaan Krea Portfolio Night oli hyvin onnistunut. Ammattilaiset olivat hyvin tyytyväisiä krealaisten portfolioihin ja moni opiskelijoista sai sovittua haastatteluja. Jälkikäteen kuultuna voimme todeta, että harjoittelupaikkoja vastaanotettiin ja työsuhteita solmittiin!

Mutta mitä sitten oikein vaaditaan, jotta oma tapahtuma onnistuu varmasti?

Mitä, kenelle ja miksi?

Tapahtuman ideointi syntyy siitä, miksi olet ylipäätänsä järjestämässä tapahtumaa. Se määrittää hyvin paljon, missä tapahtuma kannattaisi järjestää sekä keitä voisit kutsua vieraiksi. Lisäksi teeman liittäminen tapahtuman yhteyteen voi toimia hyvänä houkuttimena. Olipa kyseessä isot juhlat tai pienempi asiakastapaaminen, voi teemalla saada lisää merkittävyyttä sekä ennen kaikkea mieleenpainuvuutta.

Vastuu jaettavaksi ja tehtävät selviksi

Etenkin isoa tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää eri vastuualueista järjestäjien kesken. Lisäksi on tärkeää huolehtia, että viestintä ryhmien välillä toimii sujuvasti ja mitkä tehtävät kuuluvat kenenkin osa-alueelle. Portfolio Nightin tehtävät jaettiin siten, että yksi ryhmä hoiti tapahtuman hankinnat, toinen markkinoinnin, kolmas huolehti tapahtuman visuaalisesta viestinnästä ja neljäs vastasi kutsuvieraista.

Toimi ajoissa ja ajallaan!

Tapahtuman toteuttaminen vie yllättävän paljon aikaa. Jotta tapahtumasi sujuisi mahdollisimman mutkattomasti, aloita suunnittelu hyvissä ajoin ja laadi järjestettäville asioille oma aikataulunsa. Krea Portfolio Nightin suunnittelu aloitettiin jo helmikuun alussa, jolloin ryhmät laativat itselleen aikataulut deadlineineen. Kolmekin kuukautta on yllättävän lyhyt aika!

Krea_Portfolio_Night_Creative_Portfolio
Portfolio luovimmillaan!
Jaa artikkeli: