Future Forerunners -tapahtuman järjestäminen – As It Happened

Future Forerunners -tapahtuman järjestäminen – As It Happened

Luova toimisto Krean luokassa vallitsee tasainen puheensorina, kun markkinoinnin ja tietojenkäsittelyn opiskelijatiimit innovoivat ohjelmakonsepteja Future Forerunners – tulevaisuuden työelämän ammattilaiset -tapahtumaan.

Opiskelijat ovat keränneet omaa dataa sekä analysoineet valmiita tutkimustuloksia liittyen nuorten odotuksiin tulevaisuuden työelämästä. Tämän datan avulla he tulevat muutaman viikon päästä perustelemaan Alma Median, KPMG:n ja LähiTapiolan edustajille, miksi juuri heidän tiiminsä ohjelmaidea on paras.

Ideointi ottaa aikansa

Innovoinnin apuna käytetään useita menetelmiä ja työkaluja, ja siihen käytetään aikaa todella paljon.  Opiskelijat haluaisivat jo päästä toteuttamaan ideoitaan, mutta onnistunut suunnittelu vaatii aikaa. Luovuutta opiskelijoilta ei kuitenkaan puutu. Rauhallisen tunnelman luokassa rikkoo äkillinen naurahdus ja innostuksen äänet, kun joku heittää ilmoille hullun idean.

Lopulliset ideat muokataan yksinkertaisemmiksi, tilaan ja aikaan sopiviksi ratkaisuiksi, unohtamatta tarvetta herättää kiinnostusta ja aktiivisuutta osallistujissa. Opettajat eli ”coachit” antavat jatkuvaa palautetta työn edistyessä.

Tiimit pitchaavat ja toimeksiantajat valitsevat Future Forerunners -voittajakonseptit

6.3. koittaa ensimmäinen jännittävä hetki: opiskelijat astelevat Alma-talolle esittelemään konseptinsa. Toimeksiantajat haluavat tapahtumaan perinteitä rikkovan paneelin sekä vuorovaikutteisen workshopin, jossa yritykset oppivat nuorilta. Jokainen ryhmä haluaa tietenkin oman ideansa toteutettavan tapahtumassa, joten he heittäytyvät tilanteeseen ja antavat pitchauslavalla kaikkensa.

Pitchausten perusteella jury tekee valintansa: paneelikeskustelua tapahtumassa rytmittää Tulevaisuuden onnenpyörä – Wheel of Future, ja workshopissa ruoditaan motivoivaa palkitsemista. Voittajatiimeillä on kuukausi aikaa muokata konseptinsa Alma Median toiveiden mukaisesti toteutettavaan muotoon.

Tapahtumasuunnittelu etenee kuin juna

 Muutkaan kurssilaiset eivät jää toimettomiksi. Videotiimin vastuulla on tehdä lyhyt ennakkovideo sekä suunnitella puhujahaastattelut ja kuvaukset tapahtuman koostevideota varten. Sometiimit koordinoivat valokuvausta ja sisällöntuotantoa keskenään. Nuorten työelämäodotuksia havainnollistaviin postereihin tuotetaan elävöittävää AR-sisältöä. Posterit viimeistellään ja printataan Krean tapahtumaständiä varten.

Future_Forerunners_Luova_toimisto_krea_ständi
Luova toimisto Krea esitteli nuorten työelämäodotuksia raikkailla postereilla.

13.3. saapuu tieto, että Alma Media haluaa yhden opiskelijaedustajan ryhmästämme mukaan paneeliin. Rooli on haastava: pitää esiintyä lähes 300 ihmisen edessä ja kertoa omia mielipiteitään. Krean opiskelija Paula Ikonen suostuu rohkeasti vapaaehtoiseksi.

Valmistautuminen tapahtumaan on kaikkien kurssilaisten osalta perusteellista. Opiskelijat tutustuvat tapahtumatiloihin Amos Rexissa ennakkoon. Kaikki suunnitellaan ja harjoitellaan etukäteen, jotta tapahtuman aikana pystyttäisiin reagoimaan nopeasti eikä tulisi turhia kommelluksia. Jokaisella on oma roolinsa, ja kun tapahtumapäivä viimein koittaa, kaikki saapuvat Amos Rexiin tietäen, mitä tehdä.

Ständi, paneeli, workshop, videointi ja sometus – kaikki toimii!

Tapahtumapäivä 9.4. on vilkas. Instatiimi työstää storyja Krean ja Alma Median kanaviin, ja sometiimi tviittaa tapahtuman käänteistä. Tapahtuman puhujia sekä osallistujia haastatellaan ja videoidaan pitkin päivää, ja valokuvaustiimi räpsii kuvia kaikkialta, missä tapahtuu. Tutkimuspostereiden luona ständillä opiskelijat kertovat kurssista ja julisteisiin liitetyistä AR-ominaisuuksista.

Klo 11:45 auditorio täyttyy tiedonjanoisista ihmisistä, kun paneelikeskustelu on alkamassa. Paula istuu rennon oloisena muiden panelistien joukossa. ”Tätä hetkeä oli odotettu ja jännitetty jo niin kauan, etteivät kädetkään enää edes hionneet tai tärisseet”, Paula muistelee jälkikäteen.

Kun digitaalista Tulevaisuuden onnenpyörää pyöritetään ensimmäisen kerran, tulee heti selväksi, että Paula on hyvin valmistautunut ja ottaa rohkeasti aktiivisen roolin. Muut kurssilaiset – ja varmasti kaikki katsojat – inspiroituvat saman tien. Paulan rohkea ja vakuuttava tyyli jatkuu läpi sulavasti etenevän paneelikeskustelun.

Future_Forerunners_tapahtuma_paneelikeskustelu
Luova toimisto Krean opiskelija Paula Ikonen loisti paneelissa.

Paneeli soljuu mukavasti eteenpäin: kukaan ei höpöttele liikoja, kun kelloa haukan lailla tarkkaileva opiskelijamme Sonja antaa äänimerkin, jos juttu alkaa luistaa liian hyvin. Myös yleisö osallistuu hienosti keskusteluun. Wheel of Futuren erikoistehoste, rosvosektorin mörähtävä äännähdys, saa aikaan spontaaneja naurunpurskahduksia.

Klo 13:15 alkaa palkitsemisworkshop. Muutaman minuutin viivästys paneelissa saa workshoptiimin hermoilemaan. Mitä jos kukaan osallistujista ei saavukaan? Pian kuitenkin ihmisiä alkaa ilmestyä, ja kun kaikki on saatu workshoptilaan, huomataan, että osallistujia on enemmän kuin osattiin odottaakaan.

Workshopin aihe on osunut aivan nappiin: osallistujat eivät malta lopettaa keskustelua, kun ohjelmassa pitäisi siirtyä eteenpäin. Tiimiläiset kuitenkin juoksuttavat keskustelua jämäkästi. Kun ohjelma on ohi, tiimilläkin on jo voittajafiilis: ”Riisumalla rönsyt ideasta saatiin lopulta hiottua kirkas timantti”, workshoptiimi pohtii.

Jälkifiilikset: hyvät

Yksinkertainen mutta erottuva idea ja hyvin mietitty toteutus tuovat parhaan tuloksen. Niin paneelin kuin workshopinkin konseptit ovat helposti muokattavissa erilaisiin käyttötarkoituksiin, kun vain muistetaan, että sisällön pitää olla mielenkiintoinen.

Erinomaisen idean takana seisoo aina erinomainen tiimi, jossa työpanos ja vastuut jakautuvat tasaisesti ja tiimihenki on hyvä. Projektissa pääsimme konkreettisesti näkemään tehdyn työn tulokset ja saimme työstä myös palautetta. Tekemistä riitti sopivasti koko kurssin ajan, eikä peukaloita jääty pyörittelemään missään vaiheessa.

Jaa artikkeli:

Krea

Krea on Haaga-Helian mainonnan ja yritysviestinnän opiskelijoiden luova toimisto. Tarjoamme erilaisia palveluita, kuten esimerkiksi media-, markkinointi-, ja viestintäsuunnitelmia, some-kampanjoita, tapahtumia ja tutkimuksia

Luova toimisto Krean brändikäsikirja

Ota yhteyttä

Ratapihantie 13, 00520 Helsinki

info@krea.fi