Portfolio Night -verkostoitumistapahtuman järjestämisen haasteet

Portfolio Night -verkostoitumistapahtuman järjestämisen haasteet

Lähtökohtaisesti tulee ehkä ajateltua, että kaikki juhliin liittyvä on hauskaa ja helppoa. Verkostoitumistapahtuman järjestäjälle kerääntyy kuitenkin yllättävän painava taakka, varsinkin jos kyseessä on vähääkään isompi tapahtuma.

Tämä tuli erittäin selväksi jo alkuvaiheessa Krean kaikkien aikojen ensimmäistä Portfolio Night –tapahtumaa järjestettäessä. Tämä luovien alojen ammattilaisille ja Krean nykyisille sekä entisille oppilaille järjestetty verkostoitumistapahtuma piti krealaiset kiireisinä koko kevään.

Legendaarisen verkostoitumistapahtuman herääminen eloon

Aiemmin samalla nimellä ammattilaisten toimesta järjestetty tapahtuma oli ehtinyt kerätä itselleen niin legendaarisen ja arvostetun maineen, että paineet olivat alusta asti yhtä korkealla kuin odotukset. Jättiläisten kenkiin astuttiin kuitenkin suurella innolla.

Verkostoitumistapahtuman yleistä organisointia ja ideointia tehtiin yhdessä ja yksin, ja askel askeleelta tapahtuma alkoi hioutua sellaiseksi, mikä se lopulta oli. Kaikessa tekemisessä korostui tiimityön tärkeys – tapahtuman järjestäminen oli kuin suuri palapeli, jossa jokaisen palan piti olla juuri oikeassa kohdassa ja asennossa, jotta kokonaisuus rakentuisi oikein.

Portfolio Night verkostoitumistapahtuman tunnelmaa
Portfolio Night kokosi yhteen mainosalan opiskelijoita ja ammattilaisia

Kaikki alkoi alan yrityksiin perehtymällä – näin kartoitettiin, keitä tapahtumaan haluttiin kutsua. Mukaan valittiin tietenkin parhaista parhaat; juuri ne yritykset, joihin krealaiset eniten halusivat tulevaisuudessa työllistyä.

Verkostoitumistapahtuman isännöinnistä vastaava tiimi lähti innokkaasti metsästämään vieraslistalle päätyneiden ihmisten yhteystietoja. Yritysvieraiden yhteystietojen hankkiminen onnistui suhteellisen helposti tänä internetin ihmeaikana, mutta alumnien yhteystietojen löytäminen tuotti metsästäjille ainakin muutamia harmaita hiuksia.

Mainosalan ammattilaisiin tutustuminen

Ennen tapahtumaa tutustuttiin mahdollisimman hyvin paikalle saapuviin yrityksiin ja heidän tarpeisiinsa tapahtuman osalta, unohtamatta tietenkään tapahtumaan osallistuvien opiskelijoiden mahdollisia työllistymistoiveita.

Haastattelimme alan ammattilaisia ennen tapahtumaa, ja selvitimme minkälaista osaamista he arvostavat. Kysyimme myös mitä odotuksia tai toiveita ammattilaisilla on portfolioistamme. Katso haastattelukooste tästä.

Tutustuminen ammattilaisten tarpeisiin alkoi siis jo ennen verkostoitumistapahtuman alkua, jotta itse tapahtumassa voitaisiin mahdollisimman hyvin saattaa juuri oikeat ihmiset yhteen. Oman haasteensa tapahtumassa tuotti kuitenkin se, että harva opiskelija vielä tiesi tarkalleen, mitä he etsivät. Hyviä kontakteja kuitenkin luotiin ja kokonaisuutena tapahtuma oli suuri menestys.

Paljon työtä se kyllä vaati, mutta lopputulokseksi saatu palapeli oli kuin taideteos.

Lisää artikkeleja tapahtumasta löytyy täältä.

Krea

Krea on Haaga-Helian mainonnan ja yritysviestinnän opiskelijoiden luova toimisto. Tarjoamme erilaisia palveluita, kuten esimerkiksi media-, markkinointi-, ja viestintäsuunnitelmia, some-kampanjoita, tapahtumia ja tutkimuksia.

Ota yhteyttä

Ratapihantie 13, 00520 Helsinki

info@krea.fi